ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Los eventos son actividades que requieren ser planeadas  ejecutada, controlada, orientada a lograr objetivos propuestos  bien sea de índole empresarial, institucional o particular.

En estos eventos se reúnen diferentes personas que pertenecen a empresas con un interés propio. Teniendo en cuenta diferentes temas a socializar.

Otro punto importante es la planeación a la hora de realizar un evento, pues de ello depende el éxito del  mismo. Además intervienen organizadores, asistentes, conferencistas.

ORGANIZADORES: Esta es la base fundamental para el buen desarrollo de un evento.

• El Coordinador General
• El Coordinador Administrativo
• El Coordinador de Servicios Generales
• El Coordinador de Relaciones Públicas
• El Coordinador de Prensa y Secretarial

COMITÉ: Este se conforma, en varios grupos con un líder, en cada uno de ellos y este será el que se reúna con el coordinador general para informar las funciones del comité que le corresponde. Además de cumplir con diferentes funciones.

COMITÉ ORGANIZADOR: Esta  conformado por los coordinadores  de cada comité.

COMITÉ DE  ADMINISTRACIÓN: Es el encargado de disponer y  manejar  todos los recursos humanos, financieros, físicos y controlar su adecuada utilización.

SUBCOMITÉ  DE ADMINISTRACIÓN  DE PERSONAL: Se encarga de manejar  el desempeño  del personal, asignado funciones y realizando seguimientos  de las acciones pertinentes.

SUBCOMITÉ  PRESUPUESTO  Y  FINANZAS: Es el  encargado de la adquisición de fondos  y aportes para financiar el evento.

SUBCOMITÉ SUBMINISTROS: Tiene a su cargo la consolidación de las solicitudes de elementos, equipos, materiales y demás implementos necesarios, presentados por cada comité.

COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS: Se encarga de crear y mantener  la imagen positiva de la empresa, en las actividades de promoción,  divulgación y atención directa de los participantes.

SUBCOMITE DE DIVULGACIÓN, PROMOCION Y PUBLICIDAD: Le corresponde la divulgación del evento mediante una muy bien planeación publicitaria, que incluya a fiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa, radio y televisión.

SUBCOMITÉ DE INSCRIPCIONES: Son los autorizados de realizar las inscripciones formales del evento a los participantes ya que es fundamental establecer una fecha límite de inscripción y pago para asegurar el número de asistentes.

SUBCOMITE DE RECEPCIÓN Y ALOJAMIENTO: Su función es fundamental atender de forma permanente a todo el personal  de  proporcionar información y orientación para mantener la imagen positiva del evento.

SUBCOMITE DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN:

Debe ocuparse de todo lo relacionado con:

• Integrantes del Comité organizador, Comités y subcomités.
• Integrantes de la mesa directiva.
• Relación de conferencistas y expertos que desarrollaran las actividades dentro del evento.
• Itinerarios y tarifas de transportes, reservas de regreso y encuestas.
• Relación total de  los servicios disponibles del evento.
• Mediante listado controlar la entrega de documentación que se maneje en el evento.
• Preparar un listado de toda la documentación, papelería y fichas necesarias para diligenciar durante el evento.
• Está encargado de suministrar toda clase de información a todos los integrantes del equipo de trabajo.
• Tiene el deber de presentar el proyecto del programa a realizar.

SUBCOMITE DE PROTOCOLO Y ACTOS SOCIALES: En la parte social se encarga del programa en lo relacionado con la instalación, y colocación de banderas,  himnos, refrigerios, cócteles, bufet y otros; como los actos culturales y recreativos.