ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Organización de eventos es una actividad que de antemano debe ser planeada, realizada, supervisada para lograr los objetivos propuestos.

Características más destacables de los eventos:

• Reunión de varias personas de diferentes colectividades, con diferente identidad e interés personal.
• Se intercambian opiniones y puntos de vista.

En cuanto al éxito del evento depende de su planeación minuciosa, eso sin dejar de lado las demás etapas para el logro de los objetivos propuestos. En el evento intervienen tres clases de agentes: Organizacionales, conferencistas y los asistentes invitados.

Los organizadores es el personal encargado de planear, dirigir, organizar y desarrollar el evento. Dentro de este campo se encuentran los coordinadores: General, administrativo, servicios generales, relaciones públicas y el coordinador de prensa y secretarial.

El encargado de organizar el evento es el coordinador general que debe tener conocimientos de administración, relaciones públicas y por supuesto excelentes relaciones humanas.

Tiene como funciones principales:

• La conformación de los comités y su respectiva asesoría en la actividad del evento.
• Orientar a los coordinadores de cada comité en la parte administrativa para su ejecución.
• Ser líder permanente en la coordinación junto con el comité organizador.

Los comités encargados del evento son:

Comité Organizador: Conformado por los coordinadores de cada comité tiene la responsabilidad de presentar al coordinador del evento todas las acciones en detalle de la organización, desarrollo, seguimiento y evaluación del evento.

Tiene a cargo elaborar y coordinar el programa general del trabajo y debe tener todos los recursos tanto humanos como técnicos y financieros.

Comité Administración: Como su nombre lo indica es el encargado de administrar y manejar los recursos humanos, financieros y físicos.

Es el apoyo logístico para el éxito del evento, depende del coordinador general.

Subcomité de Administración de personal: Es el encargado del manejo y desempeño del personal que interviene en el evento. Asigna funciones y su seguimiento de las acciones respectivas.

Subcomité de Presupuestos y finanzas: Es responsable de la consecución de fondos y aportes para la financiación del evento y su respectivo manejo, debe llevar el balance financiero y tiene que asignar dos personas encargadas de la tesorería en el manejo del dinero.

Subcomité de Suministros: Tiene a su cargo la consolidación de suministrar los elementos, equipos, materiales y demás implementos necesarios solicitados por cada comité, pero debe contar con el visto bueno del director.

Subcomité de Relaciones públicas: Tiene como misión crear y mantener la buena imagen de la organización de las actividades, debe promover, divulgar y atender a los participantes, a su vez está conformado por los subcomités de: divulgación y publicidad, inscripciones, recepción y alojamiento, información y documentación, protocolo y actos sociales.